Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Le Web 2 KS, SARL — 90 Boulevard des Américains, 44300 Nantes, France (RCS Nantes 933 988 032).
Contact : support@vocadial.com

Ce site

Ce site vitrine ne dépose aucun cookie de mesure d’audience ni de publicité. Un cookie technique mémorise la langue que vous avez choisie.

Les informations saisies dans les formulaires de contact, de devis et de support servent uniquement à vous répondre. Elles sont transmises à notre outil de gestion des demandes (FreeScout) ou, s’il est indisponible, envoyées par e-mail à l’adresse du support ; dans ce cas, une copie de l’e-mail est conservée 7 jours dans le journal d’envoi du site, puis supprimée automatiquement.

Les formulaires sont protégés par hCaptcha, un service d’Intuition Machines, Inc., qui vérifie que vous n’êtes pas un robot et peut déposer ses propres cookies techniques. Voir la politique de confidentialité d’hCaptcha.

Mesure d’audience

Pour savoir quelles pages sont consultées et améliorer le site, l’application et la page de démarrage VocaDial Start, nous utilisons Matomo, sur un serveur situé en France. Cette mesure ne dépose aucun cookie et ne sert qu’à produire des statistiques anonymes : les adresses IP sont tronquées, les données ne sont ni croisées avec d’autres traitements ni transmises à des tiers. Les données détaillées de chaque visite sont supprimées au bout de 180 jours ; seules subsistent des statistiques agrégées (nombre de visites par page, par pays…) qui ne permettent d’identifier personne. Elle ne porte pas sur l’espace élève de l’application. Conformément aux recommandations de la CNIL, elle est dispensée de consentement ; vous pouvez néanmoins vous y opposer ci-dessous.

Cette mesure s’applique aussi à VocaDial Start (start.vocadial.com et ses variantes de langue). Sur Start, vous pouvez vous y opposer à tout moment avec le bouton « Mesure d’audience : désactiver » du pied de page ; votre choix est mémorisé dans votre navigateur. La mesure est aussi coupée si votre navigateur envoie le signal « Do Not Track » ou « Global Privacy Control ». Sur Start, aucune recherche, aucun nom, aucune liste ni aucun contenu que vous saisissez n’est transmis : seules les pages visitées sont comptées. Quand vous passez d’un outil de Start à la création de compte ou à la connexion, le lien porte trois paramètres de campagne fixes (source « start », support « porte », nom de l’outil) : la page de l’application les envoie à la mesure, et eux seuls (jamais le reste de l’adresse), pour savoir combien de comptes viennent de Start.

Mesure des ouvertures et des clics dans nos courriels

Nos courriels d’information (newsletter, conseils de prise en main) sont envoyés par notre outil d’envoi. Nous comptons, sans vous identifier, combien de courriels sont ouverts et combien de fois chaque lien est cliqué. Cette mesure est anonyme : elle n’est rattachée ni à votre adresse e-mail ni à votre compte, et nous ne conservons ni votre adresse IP, ni des informations sur votre navigateur, ni l’heure exacte de l’ouverture ou du clic (seulement le jour). Elle nous sert uniquement à savoir quels messages et quels liens sont utiles, pour améliorer nos courriels.

Hébergement

Le site et l’application sont hébergés en France, à Clermont-Ferrand, par o2switch.

L’application

L’application VocaDial est conçue pour collecter le moins de données possible. Voici ce qu’elle traite, pourquoi, et combien de temps.

Les comptes professeurs

Données : adresse électronique, mot de passe (enregistré sous forme chiffrée, jamais en clair), langue de l’interface et, si vous le renseignez, le nom de votre établissement, ainsi que la date à laquelle vous avez accepté les conditions générales d’utilisation et de vente.

Finalité : créer et sécuriser votre compte, vous permettre de vous connecter (y compris par lien de connexion envoyé par e-mail) et vous adresser les messages liés au service. Base légale : l’exécution du contrat.

Adresse non confirmée : à la création, votre compte est ouvert tout de suite et vous retrouvez l’outil de VocaDial Start d’où vous veniez, mais seuls les outils de VocaDial Start vous sont accessibles : l’application, ses outils et le stockage de fichiers restent fermés tant que votre adresse n’est pas confirmée (et, pour une adresse qui n’est pas académique, tant que votre compte n’est pas validé, voir ci-dessous). Un lien de confirmation vous est envoyé, avec des rappels aux 3e, 7e et 11e jours. Sans confirmation au bout de quatorze jours, le compte est bloqué (connexion impossible) puis supprimé ; il ne contient alors aucune donnée, hormis votre adresse électronique, votre mot de passe chiffré et la date des conditions acceptées, qui sont effacés avec lui. Finalité : s’assurer que l’adresse est la vôtre ; base légale : l’exécution du contrat et notre intérêt légitime à ne pas conserver de comptes dont l’adresse est fausse ou abandonnée.

Durée : tant que votre compte existe. Vous pouvez en demander la suppression à tout moment : depuis les Réglages de votre compte, elle a lieu sept jours après la demande, sauf si vous vous reconnectez dans l’intervalle. Une empreinte non réversible de l’adresse électronique ayant bénéficié de l’essai gratuit est conservée pour qu’il ne soit accordé qu’une fois (intérêt légitime). Un témoignage que vous avez choisi de publier reste en ligne après la suppression, sans votre nom, votre établissement ni votre pseudonyme.

La validation des comptes

VocaDial est réservé aux enseignants. Un compte ouvert avec une adresse qui n’est pas académique est validé après une vérification. Vous pouvez alors nous indiquer une adresse électronique académique ou professionnelle, ou nous envoyer un justificatif.

Adresse académique ou professionnelle : nous y envoyons un lien de confirmation. L’adresse retenue est conservée tant que votre compte existe, pour qu’elle ne serve qu’à un seul compte.

Justificatif, quel qu’il soit (attestation, contrat, emploi du temps, carte professionnelle, extrait Kbis…), avec le nom de votre établissement et les langues que vous enseignez : il est conservé dans l’application, dans un espace protégé auquel seule l’équipe de VocaDial a accès, et supprimé dès que le compte est validé, refusé ou supprimé. Seule la décision est conservée.

Base légale : l’exécution du contrat, qui réserve le service aux enseignants, et notre intérêt légitime à n’accorder qu’un compte et qu’un essai par personne. Sans réponse de votre part, la demande d’inscription est close et le compte supprimé au bout de dix jours ; deux rappels vous sont envoyés avant.

Les classes et leurs contenus

Données : nom de la classe, langue, niveau, composition du rituel, note personnelle, code de classe, séances réalisées, et les fiches que vous rédigez (textes et images que vous importez).

Nous vous demandons de ne jamais utiliser de nom d’élève dans le nom d’une classe, une note ou une fiche.

Durée : une classe est archivée à la date de fin que vous choisissez (au plus 18 mois après sa création), puis supprimée, avec les comptes de ses élèves, trois mois après l’archivage. Un e-mail vous prévient avant chacune de ces étapes.

Le carnet du professeur

Le carnet est un fichier chiffré que votre navigateur fabrique, à votre demande, pour garder sur votre appareil les prénoms (et, si vous les saisissez, les noms de famille) de vos élèves et leur lien avec leurs codes. Ces prénoms et ces noms sont lus et écrits dans votre navigateur : ils ne sont envoyés à aucun serveur, et VocaDial n’en garde aucune copie.

Ce que VocaDial retient du carnet : la date de sa dernière génération et, pour chacune de vos classes, la mention qu’il y contient des prénoms ou des prénoms et des noms de famille. Rien d’autre : ni les prénoms ni les noms eux-mêmes, ni le lien avec les codes. Ces deux indications servent à vous rappeler d’ouvrir votre carnet et à adapter ce que l’application vous propose. Base légale : l’exécution du contrat. Durée : tant que votre compte existe.

Le contenu du carnet est placé sous votre responsabilité, comme la liste papier : c’est à vous de le conserver en lieu sûr (clé USB, disque de l’ordinateur ou espace de votre établissement). Il ne s’ouvre qu’une fois connecté·e à votre compte, et si vous supprimez votre compte, vos carnets deviennent définitivement illisibles.

Les élèves

L’application ne demande aux élèves ni nom, ni prénom, ni adresse électronique, ni date de naissance. Chaque élève reçoit un code personnel ; seuls la liste papier tenue par le professeur ou son carnet chiffré (voir plus bas), conservé sur son appareil, relient ce code à un élève : VocaDial n’en reçoit jamais le contenu.

Données : le code de l’élève, sa classe, ses réponses au rituel à la maison et ce qui en découle (réussite, séances réalisées, médailles). Ces données sont pseudonymes. En projection en classe, aucune réponse n’est enregistrée.

Pour ces données, Le Web 2 KS agit pour le compte du professeur ou de l’établissement qui utilise le service, dans le seul but de le fournir. Elles sont supprimées avec la classe. Une fiche de conformité est disponible sur demande pour l’établissement.

L’abonnement et la facturation

Données : nom et prénom ou raison sociale, adresse, pays, adresse de facturation, le cas échéant numéros SIREN/SIRET, RNA et de TVA, mode de règlement et historique de l’abonnement.

Finalité : établir les factures, suivre les règlements et la reconduction. Bases légales : l’exécution du contrat et nos obligations comptables. Durée : dix ans pour les pièces comptables, comme la loi l’exige.

Paiement par carte : le paiement de VocaDial+ est traité par Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlande), qui est le vendeur de l’abonnement payé par carte, et par Link, son service de paiement. La saisie de la carte se fait sur la page sécurisée de Stripe, hors de l’application. Stripe reçoit votre adresse électronique, votre nom, votre adresse de facturation et vos données de paiement, et nous communique en retour l’état de l’abonnement (actif, résilié, paiement échoué), la date de renouvellement et les quatre derniers chiffres de la carte, jamais le numéro complet. Base légale : l’exécution du contrat. Stripe traite ces données pour son propre compte, selon sa politique de confidentialité.

Aucune donnée de carte bancaire n’est saisie ni enregistrée dans l’application.

Sécurité et prévention des abus

Pour limiter les tentatives de connexion et les envois abusifs, l’application compte les essais par appareil. L’adresse IP n’est jamais enregistrée en clair : elle est transformée en empreinte non réversible, calculée avec une clé secrète, conservée au plus une heure — au plus une journée pour le compteur des messages envoyés depuis le formulaire de support sans être connecté. Base légale : l’intérêt légitime (sécurité du service).

Les signalements de contenus enregistrent le contenu concerné, le motif et, s’il est connecté, le compte du professeur qui signale. Ils servent à améliorer les contenus.

Le caractère personnel des comptes

Un compte VocaDial est personnel (conditions générales, articles 3 et 5). Pour le faire respecter, l’application relève quelques indicateurs d’usage, aux heures de cours seulement (du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 18 h 30). Aucune donnée d’élève n’y figure.

Pour la projection : le nombre d’écrans qui projettent en même temps avec un même compte, les refus et les prises de main d’un écran sur un autre. Pour chaque intégration (Genially, Padlet, ENT…) : le nombre de vues, le nombre d’écrans ouverts en même temps et leur taille en trois catégories (petit, moyen, grand), ainsi que le nom des sites qui l’affichent.

Le nombre de réseaux différents d’où proviennent ces écrans au même moment. L’adresse IP n’est jamais enregistrée : son préfixe est transformé en empreinte avec une clé renouvelée chaque heure puis effacée, et seul le nombre de réseaux est conservé.

Ces relevés sont regroupés par heure et conservés 90 jours ; le nom d’un site qui affiche une intégration, 90 jours après sa dernière vue. Ils ne donnent lieu à aucune mesure automatique : en cas d’usage contraire aux conditions générales, nous vous écrivons d’abord, et vous pouvez présenter vos observations (conditions générales, article 10). Le dossier ouvert dans ce cas est conservé pendant la durée de votre compte puis cinq ans si un avertissement vous a été envoyé, et 90 jours après sa clôture sinon. Base légale : l’exécution du contrat et notre intérêt légitime à prévenir la fraude.

Cookies et stockage dans le navigateur

L’application n’utilise aucun cookie publicitaire ni de mesure d’audience. Elle dépose uniquement des cookies techniques : la session de connexion, la langue de l’interface et, sur l’appareil d’un élève, le code de sa classe (un an), pour lui éviter de le ressaisir.

Les réglages du son et de l’affichage de l’ordinateur qui projette sont enregistrés dans le navigateur de cet ordinateur, et nulle part ailleurs, avec un identifiant aléatoire de l’écran : il permet de compter les projections simultanées d’un compte, sans rien dire de l’appareil ni de la personne. Une intégration n’enregistre rien sur l’appareil qui l’affiche : son identifiant d’écran ne vit que le temps de la page.

VocaDial Start

VocaDial Start (start.vocadial.com) est la page de démarrage gratuite des professeurs de langues. Ses outils (chronomètre, dés, QR code, mots mêlés, mots croisés, nuage de mots, plan de classe, sonomètre de classe, enregistreur vocal, caractères spéciaux) fonctionnent dans votre navigateur : ce que vous y saisissez (noms d’élèves, mots, texte) et ce que vous enregistrez ne sont envoyés ni à VocaDial ni à un tiers. Ces pages ne posent aucun cookie.

À chaque ouverture de la page de démarrage (et, pour les outils concernés, à partir de la troisième ouverture, voir ci-dessous), votre navigateur interroge l’application VocaDial (app.vocadial.com) pour savoir si une session est ouverte : l’application reçoit alors votre adresse IP et les informations habituelles de votre navigateur, et, si vous êtes connecté·e, le cookie de session. Sans session, la réponse est « non connecté » et rien n’est enregistré à votre sujet. Quand vous ajoutez un favori, seul le nom de domaine du site (jamais l’adresse complète) est transmis une fois à VocaDial pour récupérer son icône ; les icônes des sites proposés par les raccourcis de recherche sont récupérées de la même façon (seul le nom du site de la liste est transmis, jamais ce que vous saisissez) et gardées 30 jours dans votre navigateur.

Météo : si vous choisissez de l’afficher, le texte que vous cherchez pour trouver une ville est comparé par VocaDial à un jeu de données de villes hébergé sur ses propres serveurs (GeoNames, licence CC BY 4.0) : aucun service externe n’est interrogé pour cette recherche et le texte n’est pas conservé. La prévision est ensuite demandée à MET Norway (Institut météorologique norvégien) à partir des coordonnées de la ville, arrondies à environ un kilomètre, depuis les serveurs de VocaDial. Si MET Norway est indisponible, VocaDial peut demander la même prévision à OpenWeather (Royaume-Uni), avec les mêmes coordonnées arrondies, également depuis ses serveurs ; ce repli n’a lieu que dans ce cas. Ni MET Norway ni OpenWeather ne reçoivent votre adresse IP, votre navigateur ou un identifiant : ils voient les serveurs de VocaDial. La source utilisée est indiquée sous la prévision. Nous ne déduisons jamais votre lieu de votre adresse IP. Si vous cliquez sur « Utiliser ma position », votre navigateur demande d’abord votre autorisation et seules les coordonnées arrondies sont utilisées. Le lieu choisi est gardé dans votre navigateur et, si vous êtes connecté·e, dans votre compte ; vous pouvez l’oublier à tout moment.

Veille : les titres, liens et dates de sites d’information choisis sont lus par les serveurs de VocaDial (jamais par votre navigateur) et mis en cache quinze minutes ; ces sites ne reçoivent aucune donnée sur vous. Vos sources cochées sont gardées dans votre navigateur et, avec un compte, dans votre compte ; un compte peut ajouter jusqu’à cinq flux de son choix, dont les adresses sont enregistrées dans le compte.

Ce qui reste dans votre navigateur : votre langue, vos réglages d’affichage, vos favoris et liens du matin (sans compte), les outils épinglés, les réglages des outils, le compteur d’ouvertures des outils (voir ci-dessus). Avec un compte, favoris, liens du matin, réglages, outils épinglés, lieu et sources sont enregistrés dans votre compte VocaDial.

Effacer vos données : sur votre appareil, vous pouvez tout effacer en supprimant les données du site dans les réglages de votre navigateur ; dans la page, « Oublier ce lieu » efface la ville mémorisée et chaque favori ou lien du matin se supprime en un clic. Pour effacer les données enregistrées dans votre compte, écrivez-nous depuis la page Contact. Sans compte, VocaDial ne détient aucune donnée vous concernant au-delà des journaux techniques du serveur.

VocaDial Start : le compteur d’ouvertures des outils

Les outils de Start sont gratuits ; leur utilisation sans compte est limitée à un échantillon : à partir de la troisième ouverture sur un même appareil, on vous demande si vous êtes professeur et on vous propose un compte gratuit. Pour savoir quand poser cette question, la page conserve dans votre navigateur (stockage local, clé « vds.essai ») un nombre d’ouvertures et la date de la dernière, comptée au plus une fois par heure. Cette valeur ne contient aucun identifiant, n’est envoyée à aucun serveur et n’est utilisée ni pour des statistiques, ni pour de la publicité, ni pour du profilage ; votre réponse (oui ou non) n’est pas enregistrée. Elle est effacée 30 jours après la dernière ouverture comptée, à votre connexion ou quand vous effacez les données du site. Elle ne s’applique pas aux pages de caractères spéciaux, et un compte connecté n’a ni compteur ni question.

Base légale : ce compteur est la limite de l’échantillon gratuit que vous avez demandé en ouvrant l’outil ; il est nécessaire à la fourniture de ce service et n’est lu que pour cela. À ce titre, il entre dans les traceurs exemptés de consentement (article 82 de la loi Informatique et Libertés ; lignes directrices de la CNIL, délibération n° 2020-091). Aucune bannière n’est donc affichée.

À la troisième ouverture et aux suivantes, votre navigateur interroge l’application (app.vocadial.com) pour savoir si un compte est connecté : l’application reçoit votre adresse IP, les informations habituelles de votre navigateur et, si une session est ouverte, son cookie ; elle répond seulement « un compte est connecté » ou non, sans rien enregistrer à votre sujet. Si l’application tarde à répondre ou ne répond pas, l’outil s’ouvre sans question.

Destinataires et sous-traitants

Les données ne sont ni vendues ni louées. Elles sont accessibles à l’équipe de Le Web 2 KS pour les besoins du service et à ses sous-traitants techniques : l’hébergeur o2switch (Clermont-Ferrand, France), qui héberge aussi le serveur d’envoi des e-mails, et l’outil de support utilisé pour vous répondre. Pour le paiement par carte, Stripe agit comme vendeur et prestataire de paiement, pour son propre compte (voir « L’abonnement et la facturation »).

Pour préparer les contenus du rituel, l’application fait appel à des services externes qui ne reçoivent aucune donnée personnelle : des services d’intelligence artificielle, dont OpenAI, pour certains textes et certaines images, le service de synthèse vocale Azure Speech de Microsoft (région France centre, au sein de l’Union européenne) pour les voix enregistrées, et, pour la météo des villes, MET Norway (Institut météorologique norvégien), qui fournit la prévision. Si MET Norway est indisponible, la prévision peut être demandée à OpenWeather, en repli seulement. Ces services ne reçoivent que le contenu à produire (un mot, une phrase) ou, pour la météo, les coordonnées d’une ville, arrondies à environ un kilomètre et envoyées depuis nos serveurs : jamais d’identifiant, d’adresse IP, de nom d’élève ni d’autre donnée personnelle.

Vous pouvez à tout moment exporter les données de vos classes depuis les réglages de votre compte. Le fichier d’export (.vocadial) est chiffré : il ne s’ouvre que dans VocaDial et, dans le mode « Tout, pour moi », il contient aussi les données de votre compte.

Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité sur vos données. Pour les exercer, écrivez à support@vocadial.com.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (cnil.fr).